webinaire réunion à distance

Organiser un événement en temps de crise sanitaire

Le Covid-19 a chamboulé l’organisation d’événements. Réunions de travail, conférences ou plus grandes manifestations, toutes les entreprises ont dû s’adapter. Vous souhaitez organiser un événement mais ne savez pas comment vous y prendre ? L’important est de le faire dans le respect des règles sanitaires. Voici quelques conseils pratiques pour vous accompagner.

3 possibilités : digital, présentiel ou hybride

L’essor des webinaires

Le grand enseignement de cette crise, c’est le développement massif des webinaires et réunions à distance en 100% digital. Pour cela, il vous suffit d’acquérir un outil de webinaire pour réunir les personnes à distance et échanger avec elles. Ici, l’outil informatique a toute son importance : appuyez-vous sur un outil fiable pour la diffusion de votre événement afin d’éviter les bugs qui vous feraient perdre votre audience et votre crédibilité. La clé, c’est de faire des tests en amont pour être prêt le jour J :

  • Préparez avant la diffusion en direct tous les documents que vous devrez montrer : présentations, liens vers des vidéos ou sites web…
  • Prévoyez des outils informatiques adéquats : ordinateurs avec des retours son et vidéos qui fonctionnent
  • Faites attention au décor de votre vidéo : optez pour un fond neutre. La plupart du temps, les logiciels de webinaire vous proposent des fonds

Quelques jours avant, prenez un échantillon témoin de personnes pour réaliser un webinaire de test avec elles. Cela vous laissera le temps de corriger et de modifier si besoin.

Réunions de travail ou ateliers

Il est important de montrer que vous respectez les consignes sanitaires, cela rassurera vos équipes.
Pour des réunions internes ou des conférences assises, respectez les distances de sécurité entre les personnes, aérez les salles, laissez les portes ouvertes lorsque cela est possible.

Pour des ateliers plus petits, que chacun porte un masque, nettoyez la salle à la fin de chaque atelier/réunion. Pour limiter le nombre de participants, vous pouvez proposer le même atelier plusieurs fois par jour par exemple.

Evénement en présentiel

Avant toute chose, vérifiez la législation - jauge, respect des conditions sanitaires, pass sanitaire ou tests PCR - et assurez-vous que vous avez bien le droit d’organiser un événement physique. Lors de la préparation, prévoyez immédiatement un plan B si les conditions sanitaires évoluent : possibilité de tout transposer à distance ? Trouvez un endroit plus petit et réalisez une partie en distance en digital ? Examinez toutes les options.

Le jour J, mettez à disposition du gel hydroalcoolique et des masques (pourquoi pas à l’effigie de votre entreprise), gérez les flux des personnes (sens de la marche) : des référents sont indispensables pour la bonne gestion.
Pour vos intervenants : autant que faire se peut, les avoir sur place pour plus de convivialité et de spontanéité. S’ils sont plusieurs sur scène, les espacer d’au moins 1 mètre. Que ceux qui ne s’expriment pas gardent leur masque par exemple.

Si vous disposez d’un coin restauration ou une cafétéria sur place, sécurisez bien cet espace et favorisez l’utilisation d’éléments à usage unique (couverts, serviettes, tasses, gobelets…) ou demandez en amont aux personnes de ramener leurs propres tasses.

Mettez en place une billetterie en ligne et optez pour la vérification des entrées sur smartphone pour éviter tout contact et risque de contamination.

Communiquez autour de votre événement

Peu importe le type d’évènement (interne, digital, physique…), la communication auprès de votre public est primordiale.
Soyez transparents et montrez-vous rassurants sur ce que vous mettez en place pour respecter les gestes barrières. Pendant l’événement, n’hésitez pas à rassurer les visiteurs et vos équipes, faites respecter les règles pour la sécurité de tous.

Après l’événement, faites le bilan : ce qui a fonctionné ou non, prenez en compte le retour des intervenants et des personnes présentes.

Vous l’aurez compris, il est possible d’organiser des manifestations en interne, pour favoriser le lien social, l’esprit d’équipe ou encore former vos collaborateurs ; et à l’externe, cela montre que votre PME est toujours active et que vous avez sû vous adapter aux conditions sanitaires.

Selon votre budget, vous pouvez également vous faire accompagner par des professionnels de l’événement. Comment choisir le bon prestataire ? Renseignez-vous et faites jouer votre réseau !